Europa's grootste onderwijsconferentie

De European Association for International Education (EAIE), opgericht in 1989, is het erkende Europese centrum voor expertise, netwerken en middelen op het gebied van de internationalisering van het hoger onderwijs.

EAIE Annual Conference is Europa's grootste internationale evenement voor hoger onderwijs, waar meer dan 5000 professionals uit meer dan 90 landen samenkomen. Het is de plek waar talloze ideeën worden gedeeld en duizenden partnerschappen vorm krijgen.

Het team van EAIE had lokale ondersteuning nodig om het sociale programma buiten de conferentie in het SECC in Glasgow te plannen en te beheren. Dit omvatte diners, borrels, ceilidh-dansen, een gezondheids- en welzijnsprogramma, een galadiner en meer.

De ervaring heeft ons geleerd dat de sleutels tot succes van dit type programma twee dingen zijn:

  • Ten eerste een begrip van de diverse culturen die we te gast hadden. Het is belangrijk om te weten wat voor soort evenementen, eten en entertainment geschikt zijn.

  • De tweede is ervoor zorgen dat onze transporteurs als een goed geoliede machine werken. Wanneer je zo'n grote hoeveelheid afgevaardigden door de stad verplaatst, is dit echt het meest kritieke punt. Het is lastig als zo'n grote conferentie botst met een volle agenda voor sociale evenementen in Glasgow, van evenementen in de SSE Hydro tot voetbalwedstrijden in Celtic Park.

Gelukkig kennen we de stad niet alleen goed, maar zijn we in hart en nieren nerdplanners! Bovendien werken we samen met een van de beste coachingbedrijven in de branche!

Inspecties ter plaatse: bedrijfskritisch

​Er waren verschillende locatie-inspecties nodig om de locaties voor de belangrijkste sociale evenementen te bepalen. Toen de Joint Leadership Meeting van de EAIE plaatsvond in Glasgow, ontvingen we de hoofden van verschillende 'Expert Communities' - leden van de vrijwillige leiding van de vereniging - om een ​​locatie-inspectie uit te voeren voor hun verschillende 'EC'-evenementen.

Alles verliep goed toen de locatie voor het hoofddansdiner, het sociale hoogtepunt van de week, onverwachts sloot; iets meer dan 2 maanden voor het evenement. Het zoeken naar een extra locatie voor 900 gasten in het centrum van Glasgow was een uitdaging, maar met één laatste inspectie ter plaatse hadden we een oplossing: de exclusieve huur van alle restaurants en het prachtige gemeenschappelijke plein aan het Merchant Square van de stad. De finale met Bond-thema was weer op de rails!

"Het Hello Scotland-team was vanaf het begin zeer behulpzaam bij onze conferentiebehoeften. We ontvingen geweldige suggesties voor locaties en waardevolle lokale kennis, evenals goed gestructureerde en duidelijke administratieve en financiële ondersteuning. Omdat we gedurende vier dagen meer dan 20 evenementen organiseren Tijdens de conferentie was het Hello Scotland-team van enorme waarde voor ons ter plaatse, omdat de evenementen tegelijkertijd plaatsvonden.

We waren er zeker van dat onze evenementen in veilige handen waren, en hierdoor konden we zelfs zelf deelnemen aan een paar pubquizzen en recepties! Veel dank aan het team van Hello Scotland, dat er altijd was als we hulp nodig hadden. Een betrouwbare en bovendien deskundige en vriendelijke partner!"

ANNE, EVENEMENTENCOÖRDINATOR, EAIE