La più grande conferenza europea sull'istruzione

Fondata nel 1989, l'Associazione Europea per l'Istruzione Internazionale (EAIE) è il centro europeo riconosciuto per competenze, networking e risorse nell'internazionalizzazione dell'istruzione superiore.

La conferenza annuale dell'EAIE è il più grande evento internazionale di istruzione superiore in Europa, che riunisce oltre 5000 professionisti provenienti da oltre 90 paesi. È il luogo in cui vengono condivise innumerevoli idee e prendono forma migliaia di partnership.

Il team dell'EAIE necessitava di supporto locale per pianificare e gestire il programma sociale al di fuori della conferenza al SECC di Glasgow. Ciò includeva cene, ricevimenti con drink, danze ceilidh, un programma di salute e benessere, cena di gala e altro ancora.

L’esperienza ci ha insegnato che le chiavi del successo di questo tipo di programma sono due cose:

  • Innanzitutto, la comprensione delle diverse culture che stavamo ospitando. È importante sapere che tipo di eventi, cibo e intrattenimento saranno appropriati.

  • Il secondo è garantire che i nostri fornitori di trasporti funzionino come una macchina ben oliata. Quando sposti un volume così grande di delegati in giro per la città, questo è davvero il punto più critico. È difficile quando una conferenza così grande si scontra con un calendario completo di eventi sociali a Glasgow, dagli eventi al SSE Hydro alle partite di calcio al Celtic Park.

Fortunatamente per noi, non solo conosciamo bene la città, ma siamo dei geniali pianificatori nel cuore! Inoltre lavoriamo con una delle migliori società di coaching del settore!

Ispezioni in loco: mission critical

Sono stati necessari numerosi sopralluoghi per individuare le location dei principali eventi mondani. Poi, quando si è svolto a Glasgow il Joint Leadership Meeting dell'EAIE, abbiamo ospitato i capi di varie "Comunità di Esperti" - membri della leadership volontaria dell'associazione - per condurre un'ispezione del sito per i loro vari eventi "EC".

Tutto stava andando bene quando il luogo della cena danzante principale, che è il momento clou della settimana, ha chiuso inaspettatamente; poco più di 2 mesi prima dell'evento. Cercare una sede aggiuntiva per 900 ospiti nel centro di Glasgow è stata una sfida, ma con un ultimo sopralluogo abbiamo trovato una soluzione: l'affitto esclusivo di tutti i ristoranti e della splendida piazza comune nella Merchant Square della città. Il finale a tema Bond è tornato in carreggiata!

"Il team di Hello Scotland è stato estremamente disponibile fin dall'inizio a soddisfare le esigenze della nostra conferenza. Abbiamo ricevuto ottimi suggerimenti sulle sedi e preziose conoscenze locali, nonché un supporto amministrativo e finanziario chiaro e ben strutturato. Poiché ospitiamo oltre 20 eventi durante quattro giorni conferenza, il team di Hello Scotland è stato di enorme valore per noi sul posto con eventi che si svolgevano contemporaneamente.

Ci siamo sentiti certi che i nostri eventi erano in buone mani e questo ci ha permesso anche di partecipare noi stessi ad alcuni quiz e ricevimenti nei pub! Mille grazie al team di Hello Scotland, che era sempre presente quando avevamo bisogno di assistenza. Un partner affidabile e soprattutto competente e cordiale!"

ANNE, COORDINATRICE EVENTI, EAIE