La plus grande conférence sur l'éducation en Europe

Fondée en 1989, l'Association européenne pour l'éducation internationale (EAIE) est le centre européen reconnu d'expertise, de réseautage et de ressources dans le domaine de l'internationalisation de l'enseignement supérieur.

La conférence annuelle de l'EAIE est le plus grand événement international d'enseignement supérieur en Europe, rassemblant plus de 5000 90 professionnels de plus de XNUMX pays. C'est le lieu où d'innombrables idées sont partagées et où des milliers de partenariats se concrétisent.

L'équipe de l'EAIE avait besoin d'un soutien local pour planifier et gérer le programme social en dehors de la conférence au SECC à Glasgow. Cela comprenait des dîners, des apéritifs, des danses ceilidh, un programme de santé et de bien-être, un dîner de gala et bien plus encore.

L'expérience nous a appris que les clés du succès de ce type de programme sont deux choses :

  • Premièrement, une compréhension des diverses cultures que nous accueillons. Il est important de savoir quels types d'événements, de nourriture et de divertissements seront appropriés.

  • La deuxième est de veiller à ce que nos prestataires de transport fonctionnent comme une machine bien huilée. Lorsque vous déplacez un si grand nombre de délégués dans la ville, c'est vraiment le point le plus critique. C'est délicat lorsqu'une conférence d'une telle envergure se heurte à un calendrier d'événements sociaux bien rempli à Glasgow, depuis les événements à SSE Hydro jusqu'aux matchs de football au Celtic Park.

Heureusement pour nous, non seulement nous connaissons bien la ville, mais nous sommes des planificateurs geek dans l'âme ! De plus, nous travaillons avec l’une des meilleures sociétés de coaching du secteur !

Inspections de sites : mission essentielle

Plusieurs inspections de sites ont été nécessaires pour déterminer les emplacements des principaux événements sociaux. Ensuite, alors que la réunion conjointe des dirigeants de l'EAIE avait lieu à Glasgow, nous avons accueilli les chefs de diverses « communautés d'experts » – membres de la direction bénévole de l'association – pour procéder à une inspection du site pour leurs différents événements « CE ».

Tout se passait bien lorsque la salle du dîner dansant principal, qui est le point culminant social de la semaine, a fermé de façon inattendue ; un peu plus de 2 mois avant l'événement. Rechercher un lieu supplémentaire pour 900 invités dans le centre de Glasgow était un défi, mais après une dernière inspection du site, nous avons trouvé une solution : la location exclusive de tous les restaurants et de la magnifique place commune de la place des marchands de la ville. La finale sur le thème de Bond était de retour !

"L'équipe de Hello Scotland a été extrêmement favorable aux besoins de notre conférence dès le début. Nous avons reçu d'excellentes suggestions de lieux et de précieuses connaissances locales, ainsi qu'un soutien administratif et financier bien structuré et clair. Comme nous organisons plus de 20 événements pendant quatre jours conférence, l'équipe de Hello Scotland nous a été d'une grande valeur sur place avec des événements se déroulant simultanément.

Nous étions assurés que nos événements étaient entre de bonnes mains, ce qui nous a même permis de participer nous-mêmes à quelques quiz et réceptions dans des pubs ! Un grand merci à l'équipe de Hello Scotland, qui était toujours là lorsque nous avions besoin d'aide. Un partenaire fiable, mais aussi compétent et sympathique !"

ANNE, COORDONNATEUR DES ÉVÉNEMENTS, EAIE